Organiser un pot de départ dans son entreprise est une belle occasion pour marquer le départ d’un collègue. Ce moment de convivialité permet à chacun de se retrouver, de partager des souvenirs et de remercier l’intéressé pour ses années de service. Pour que cet événement soit mémorable et bien perçu par tous, quelques règles doivent être respectées. Découvrons ensemble comment planifier et exécuter cette cérémonie en toute sérénité.
La préparation du pot de départ
Fixer une date et une heure adaptées
Le choix de la date et de l’heure du pot de départ est crucial. Il peut être judicieux de consulter le principal intéressé afin de déterminer le meilleur moment. Les fins de semaine sont souvent préférées car elles permettent de ne pas perturber le rythme de travail. Une pause déjeuner prolongée ou en fin de journée après les heures de bureau peuvent également convenir.
Sélectionner un lieu approprié
Le lieu doit être accessible et accueillant pour tous les collègues. La salle de repos de l’entreprise est souvent un bon choix. Si celle-ci n’est pas assez grande, une salle de réunion peut faire l’affaire. Assurez-vous qu’il y a suffisamment de chaises pour tout le monde et que l’endroit est propre et décoré pour l’occasion.
Prévoir les rafraîchissements et nourriture
Pensez aux goûts et régimes alimentaires de chacun en proposant un assortiment varié de boissons alcoolisées et non alcoolisées, ainsi qu’une variété de snacks sucrés et salés. Commandez des plateaux pour faciliter le service et assurez-vous que tout peut être facilement transportable et prêt à manger. Vous pourriez aussi demander à chaque participant d’apporter quelque chose pour créer un buffet collectif.
Les aspects sociaux et relationnels
Inviter différentes catégories de participants
Il faut veiller à inviter toutes les personnes qui ont eu des interactions régulières avec le collègue partant : collègues directs, supérieurs hiérarchiques, membres d’autres équipes connexes. Cela montre combien ce départ touche toute l’entreprise et rend l’événement plus chaleureux.
Faire les discours de circonstance
Un des moments forts d’un pot de départ est souvent la série de discours prononcée par des collègues et des supérieurs. Préparez quelques mots sincères pour évoquer les bons souvenirs passés au sein de l’entreprise, sans oublier de souligner les qualités professionnelles et personnelles de la personne qui s’en va. Soyez concis mais touchant.
Respecter la dignité de tous
Tenez compte des sensibilités de chacun lors de l’organisation, en évitant tout commentaire ou blague pouvant être mal perçus. Gardez à l’esprit que c’est avant tout un moment de célébration et de souvenir positif, pas une occasion pour régler des comptes ou raconter des anecdotes gênantes.
Les responsabilités organisationnelles
Désigner des responsables
Pour assurer une organisation fluide, nommez quelques personnes responsables de différentes tâches : logistique (achat des denrées, mise en place), animation (discours, musique) et nettoyage. Répartir les rôles permet de réduire la charge pour chacun et de s’assurer que rien n’est laissé au hasard.
Gérer le budget
Certaines entreprises allouent un budget spécifique pour ces événements. Sinon, fixez un montant maximum par personne pour couvrir les frais. En général, les collaborateurs participent volontiers financièrement pour rendre hommage à un collègue apprécié. Tenez un tableau clair des contributions pour une gestion transparente.
Préparer une activité spéciale
En fonction de vos moyens et du goût du principal intéressé, une petite activité comme un diaporama photo retraçant sa carrière, un jeu de questions-réponses ou même une vidéo souvenir peuvent ajouter une belle touche personnelle à l’événement, renforçant encore son caractère mémorable.
Les aspects légaux et règlementaires
Conformité avec les règlements internes
Vérifiez que votre entreprise n’a pas de règlements spécifiques encadrant l’organisation de pots de départ. Certaines entreprises peuvent avoir des restrictions quant à la consommation d’alcool sur le lieu de travail ou des exigences concernant le nettoyage après l’événement.
Assurer la sécurité
Même si l’ambiance est festive, il importe de maintenir un niveau de comportement professionnel. Limitez la consommation excessive d’alcool et veillez à ce que tout le monde rentre chez soi en toute sécurité. Proposez des solutions alternatives pour ceux qui auraient trop bu (taxis, covoiturage).
L’après-pot de départ
Remercier les participants
Envoyez un message de remerciement aux collègues et supérieurs ayant pris part à la cérémonie. Cela démontre votre reconnaissance et maintient un bon esprit de camaraderie au sein de l’équipe. Mentionnez également votre gratitude envers ceux qui ont contribué à l’organisation de l’événement.
Evaluer l’événement
Après l’événement, recueillez des retours auprès des participants sur ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré pour de futurs pots de départ. Une simple discussion informelle ou un court sondage interne pourrait être utile pour identifier les points à retenir pour la prochaine fois.
